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“Dándole orden al crecimiento”

 

La implementación de un sistema de documentación es una necesidad de toda organización, ya que le permitirá llevar a cabo de forma eficaz sus procesos y cumplir con el marco legal y reglamentario.

Entre los beneficios de tener un sistema de documentación efectivo podemos señalar:

  • Eliminar la improvisación, ya que todo está escrito.
  • Aclarar dudas con respecto a qué hacer en un momento determinado.
  • Tener una herramienta de control.
  • Mantener la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional.
  • Ahorrar tiempo, debido a que las instrucciones ya están dadas.
  • Permitir una evaluación objetiva de los procesos.
  • Buscar la mejor forma de hacer las cosas.
  • Lograr una mayor competitividad y sostenibilidad

Lo invitamos a participar en el Curso Sistema de Documentación, en el que se darán respuestas a todas sus inquietudes, presentándoles un paso a paso para implementar un Sistema Efectivo de Documentación basado en el estándar internacional ISO 9001 (Sistema de Gestión de la Calidad) e ISO 15489 (marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones). En este Curso conocerá los elementos clave a considerar en el control de los documentos, registros y las principales técnicas de auditoría para la evaluación del sistema.

 

OBJETIVOS:

  • Desarrollar un sistema de documentación con un enfoque basado en procesos y orientado a la mejora continua.
  • Establecer la pirámide de documentación.
  • Definir un paso a paso “esquema de implementación” para el desarrollo del Sistema de Documentación en su organización.
  • Conocer los procedimientos y formatos para la elaboración de los diferentes tipos de documentos que se requieren en la organización.

PROGRAMA:

¿Quieres conocer las herramientas básicas para el diseño y presentación de los manuales de normas y procedimientos de una organización?

Módulo I: Introducción

  • Conceptos básicos.
  • Importancia del Sistema de Gestión de Documentos.
  • Requisitos de Información documentada según ISO 9001: Generalidades, Creación, Actualización y Control.
  • Lista Maestra de documentos.
  • Estructura del Sistema de Documentaciónde la Organización.

Módulo II: Etapas para la implementación de un Sistema de Documentación ISO 15489.

  • Marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las Organizaciones – ISO 15489.
  • Etapa A: Investigación Preliminar
  • Etapa B: Análisis de las actividades de la organización
  • Etapa C: Identificación de los requisitos
  • Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes
  • Etapa E: Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos
  • Etapa F: Diseño del sistema de gestión de documentos
  • Etapa G: Implementación del sistema de gestión de documentos
  • Etapa H: Revisión posterior a la implementación

Módulo III: Estructura de los Documentos.

  • Plan Estratégico.
  • Política y Objetivos.
  • Manual de la Calidad. Manual de Procedimientos.
  • Mapa de Procesos.
  • Diagrama de Flujo.
  • Procedimientos.
  • Instrucciones de Trabajo
  • Formatos
  • Registros
  • Organigrama y Descripciones de Cargo / Puestos de trabajo
  • Informe de Gestión para la toma de decisiones.

Módulo IV Procesos y controles de la gestión de documentos

  • Supervisión y auditoría.
  • Efectividad del sistema de documentación.

INCLUYE:

  • Presentación
  • Procedimientos de creación y control de documentos
  • Formatos
  • Esquema de implementación
  • Ejemplos de cada tipo de documento en función a las mejores prácticas.

 

FACILITADORA: Beatriz Navas Lares

Ha capacitado a más de 15.000 profesionales en 12 países en los últimos 13 años. Consultora Empresarial en Iberoamérica. Ingeniero Químico, Especialista en Gerencia Opción Logística, Magíster en Gerencia Opción Calidad y Productividad, Auditor Líder en Sistemas de Gestión Integrados acreditación internacional de la OMNEX, con experiencia en el área de Calidad, Control de  Gestión, ISO y Logística. Certificada con el Premio: Century International Quality ERA – Ginebra 2014. Certificada ”World Leader Business person” por la World Confederation of Businesses “WORLDCOB” – Houston 2014.

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